Очень полезная статья для организаторов чего либо. Немного рекламы. Издание «Новый маркетинг» полезное чтиво для определенного круга людей. Помогает иногда. Подписка относительно не дешевая, но журнал стоит этих денег.
Вот одна из статей. С новым годом, кстати).

Практические советы об организации мероприятий

Автор: Петр Андрейченко

marketing.web-standart.net
Маркетологам нередко приходится организовывать различные мероприятия – как направленные исключительно на внутреннюю аудиторию компании (например, корпоративные праздники), так и предназначенные для внешней, порой весьма широкой аудитории (презентации, конференции и т. д.). При планировании и организации таких мероприятий может пригодиться опыт профессиональных event-менеджеров. Один из них – Александр Шумович, директор и управляющий партнер компании Eventum (Россия), автор семинара «Event management. Организация мероприятий в квадрате», автор книги «Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management»

Кто поможет?

Организация любого мероприятия (табл. 1) начинается с тщательно проработанного плана. Вот несколько советов о том, как составить план мероприятия:

1. Составьте общий список работ, которые предстоит осуществить перед мероприятием. Просто напишите их в столбик на бумаге. Постарайтесь сделать это чрезвычайно скрупулезно.
2. Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная с дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента (табл. 2, 3).
3. Распишите ключевые даты. Это своеобразные контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план, даты основных событий, связанных с подготовкой мероприятия, таких как: отправка приглашений, бронирование зала, оплата авиаперелета приглашенного докладчика и др. Эти даты могут быть связаны как с техническими циклами (например, с временем, за которое корреспонденция доходит до адресатов, временем, необходимым для печати буклета, и пр.), так и с календарными датами (например, с праздниками, днями конкурирующих мероприятий, выставок и т. д.).
4. Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Проверьте, как даты согласуются с планами работ компании в целом, не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, крупных проектах и т. д.
5. Покажите план коллегам, подрядчикам (весь или только ту его часть, которая их касается) и внесите коррективы.
6. План готов. Можно его выполнять.

В ходе подготовки мероприятия может понадобиться помощь различных поставщиков и партнеров. Вот приблизительная карта рынка:

1. Организаторы мероприятий:

• компании с определенными целями и задачами, решаемыми с помощью мероприятий;
• специализированные агентства по организации мероприятий;
• PR-агентства;
• рекламные агентства;
• BTL-агентства;
• праздничные агентства;
• выставочные компании;
• ассоциации;
• индивидуальные организаторы (тамады);
• тренинговые компании.

2. Маркетинговая поддержка мероприятий:

• СМИ;
• сall-центры;
• информационные агентства;
• информационные порталы;
• новостные агентства;
• PR-агентства;
• производители деловых сувениров.

3. Услуги в месте проведения:

• гостиницы и конференц-центры;
• выставочные центры;
• концертные залы;
• кинотеатры;
• агентства по бронированию гостиничных номеров и залов;
• кейтеринговые компании;
• алкогольные компании;
• охранные предприятия;
• поставщики мультимедийного оборудования;
• парковка;
• тентовые компании;
• клиниговые компании.

4. Дополнительные услуги:

• агентства талантов;
• шоу-агентства;
• модельные агентства;
• прокатные агентства;
• курьерские службы;
• агентства переводов;
• цветочные салоны;
• печатные салоны;
• издательства;
• транспортные компании;
• актеры, шоу-труппы.

В табл. 4 приведен пример списка необходимого оборудования для мероприятия с указанием, нужен ли для его поставки подрядчик.

Садитесь, где удобно

Еще одно немаловажное решение при подготовке любого мероприятия – выбор типа рассадки участников:

1. «Класс». Участники сидят за столами и (или) партами и смотрят в одну сторону. Обычно перед ними находятся президиум, трибуна и сцена. Это отличное расположение для конференций и учебных мероприятий, так как каждый участник может удобно расположиться, разложить бумаги и вести записи на столе. Поскольку столы – довольно громоздкие конструкции, которые запросто не передвинуть, нужно заранее оставить достаточные проходы между рядами. Сами ряды надо постараться сделать уже, желательно усадив в ряд по два-четыре человека.
2. «Театр». Та же рассадка, но участники сидят без парт. Зал представляет собой расставленные рядами стулья. Благодаря этому помещается максимальное количество сидящих. Если зал в ширину больше, чем в длину, возможна рассадка амфитеатром, то есть края рядов немного закругляют, чтобы обеспечить удобный обзор для сидящих с края. Это также очень удачное расположение для конференций и учебных мероприятий, предполагающих участие большого количества людей, которых нужно рассадить в одном помещении.
3. «Подкова». Участники сидят полукругом приблизительно на одном расстоянии от выступающего. С точки зрения иерархии предполагается, что все слушатели примерно равны по уровню. Это удачное расположение для семинаров, серии индивидуальных консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий, предполагающих интерактивный формат с участием одного-двух лидеров (докладчиков, ответчиков) и небольшого количества слушателей.
4. «Круглый стол». Вообще-то сам стол может быть и квадратным. Важно, что все участники сидят за одним столом, видят друг друга и общаются. Это демократичный вариант рассадки для интенсивного общения всех со всеми, предполагающий равенство всех участников. Этот вариант общения известен со времен короля Артура, когда круглый стол стал означать принятие коллегиального решения, саму возможность равноправно высказываться для всех участников обсуждения. Однако если среди участников все же есть «король», то есть председательствующий, то при сохранении равенства прав на высказывания все же возникает иерархия. Наиболее важных, более высоких по статусу участников следует посадить ближе к председателю, а самого важного – по правую руку от председателя. Это удачное расположение для обсуждений, дискуссий, других мероприятий, предполагающих интерактивность.
5. «Переговоры». Если есть две четко выраженные группы участников, можно расположить их по разные стороны стола (круглого или квадратного), посадив друг напротив друга лидеров групп. Такая рассадка оптимальна для проведения равноправных переговоров между равными группами.
6. Т-образная рассадка. Чтобы подчеркнуть иерархию во время переговоров или обсуждений, можно использовать Т-образную рассадку. В этом случае высокопоставленные участники или председатель могут сидеть во главе стола, перпендикулярно остальным участникам. Опять же, участников можно посадить друг напротив друга, разделив их на группы. Такая рассадка подходит для совещаний или переговоров между принимающей стороной и гостями. Соответственно, руководители принимающей стороны сидят во главе стола.
7. U-образная рассадка. Этот вариант рассадки также можно использовать для переговоров, однако расположение столов предполагает возможность для докладчика прохаживаться между ними. Это очень удобно во время семинаров, презентаций, банкетов, так как докладчик может максимально близко подойти к каждому участнику и поговорить с ним лично. Также при U-образной рассадке легко разделить аудиторию на несколько подгрупп. Обратите внимание: если докладчик действительно будет ходить, ему может потребоваться радиомикрофон.
8. «Банкет». В зале стоят столики, вокруг которых сидят участники. Они в основном общаются между собой, позволительно только очень короткое выступление от организаторов (часть аудитории все равно окажется в положении спиной к говорящему и будет чувствовать себя неудобно). То есть это своеобразный вариант множества небольших «круглых столов». Однако этот вариант рассадки гораздо чаще используют либо для серии презентаций, либо для банкетов, то есть употребления еды, а не обсуждений. Можно пронумеровать столики и подобрать состав сидящих за ними так, чтобы людям было интересно общаться друг с другом.
9. «Кабаре». В зале стоят столики, вокруг которых сидят участники, оставляя одну часть столика свободной. Свободная часть обращена к сцене или трибуне. Благодаря этому возможно выступление или шоу. Такая рассадка предполагает неформальный стиль общения, так как на столах, скорее всего, со временем появятся закуски и напитки. Тем не менее такая рассадка может быть удобна для проведения презентации и обсуждений в небольших группах.
10. «Фуршет». Участники не сидят, а свободно перемещаются по залу и общаются друг с другом. По залу расставлены высокие барные столики, чтобы можно было оставить бокал. Вокруг этих столиков могут возникнуть группы, связанные какими-то интересами и обсуждающие общие вопросы. Обычно где-то в углу у стены стоит барная стойка с напитками и линия столов с питанием. Линия с едой может стоять и посередине зала, чтобы участники подходили к ней с разных сторон. Поскольку каждый участник предоставлен сам себе, предполагается неформальное общение, светская беседа. Задача организаторов – максимально облегчить общение, чтобы каждый участник мог найти собеседника. Необходимо, чтобы по залу курсировали люди, которые активно поддерживали бы беседу и представляли гостей друг другу.

Бронируя помещение для мероприятия, нужно сообщить:

• дату и продолжительность мероприятия;
• время начала и конца мероприятия (дату заезда и выезда);
• количество участников;
• примерную программу мероприятия (перерывы на чай и (или) кофе, обед);
• нужно ли обеспечить напитки и еду;
• будет ли банкет, фуршет;
• нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения;
• какое оборудование будет использовано (возможно, компания арендует его у владельца площадки, возможно, привезет свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет);
• реквизиты компании-заказчика;
• контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон.

Также у организатора мероприятия могут быть особые требования:

• наличие охраны;
• транспорт к месту проведения;
• возможности парковки (и наличие парковщика);
• пропускная способность входа и выхода;
• доступность зала (насколько сложна планировка здания);
• легкость передвижения, пропускная или свободная система доступа;
• наличие у выбранной площадки дополнительного сервиса: наличие услуг кейтеринга и (или) ресторана для организации питания, а также услуг бизнес-центра (например, срочного копирования, факса, Интернета и т. д.).

Несколько слов для перестраховщиков

Законы риск-менеджмента, касающиеся времени и посещаемости мероприятий (см. табл. 5):

• люди могут не прийти на мероприятие, даже если многократно подтвердили, что придут;
• люди могут прийти на мероприятие, не поставив вас в известность о том, что собираются прийти;
• люди опаздывают на мероприятия (включая докладчиков);
• не все думают о расписании, когда говорят в микрофон. Но все обвинят вас, если оно не было соблюдено (все, включая докладчиков из предыдущего пункта).

Несколько рекомендаций, которые нужно обязательно выполнить в день мероприятия:

• имейте при себе список всех ключевых персон с номерами их мобильных телефонов;
• имейте при себе мобильный телефон;
• имейте при себе заряженный мобильный телефон и зарядное устройство;
• на счету мобильного телефона должны быть деньги;
• лучше всего, если у вас будет и карточка экспресс-оплаты вашего мобильного оператора.

Мероприятие, непосредственно приносящее прибыль

Исходные данные:

1. Доходы: стоимость участия в конференции – $330 с участника.
2. Расходы:

• фиксированные: аренда зала – $1000, реклама – $1000, прокат оборудования – $300;
• переменные (на участника): питание – $10, раздаточные материалы – $20;
• накладные: зарплата постоянного персонала – $500 (два человека, десять дней, месячный оклад $500), аренда офиса – $100 (10% от общих расходов на аренду), расходы на междугородную связь – $100.

Расчет:
Фиксированные расходы + накладные расходы = $3000.
Доход с участника $330 – переменные расходы на участника $30 = $300.
Вывод: минимальное количество участников для само­окупаемости конференции – $3000 : $300 = 10 человек.

Расчет прибыли
Исходные данные те же. В мероприятии приняло участие 20 человек.

Расчет:
Фиксированные расходы + накладные расходы = $3000.
Доход с участника $330 – переменные расходы на участника $30 = $300.
Общий доход = ($330 – $30) ∙ 20 = $6000.
Прибыль = общий доход $6000 – общие расходы $3000 = $3000.
Обратите внимание: предварительные инвестиции ­(реклама и накладные) – $1700.

Самоокупающееся мероприятие

Исходные данные те же. Планируемое количество участников – 30 человек.

Нужно определить цену, при которой мероприятие окупится.

Расчет:
Фиксированные расходы + накладные расходы = $3000.
30 участников ∙ переменные расходы на участника $30 = $900.
Общий доход = ($330 – $30) ∙ 20 = $6000.
Цена = общие расходы $3900 : 30 участников = $130.
Вывод: мероприятие окупится для 30 участников при цене $130.

Решение об отмене нерентабельного мероприятия

В некоторых случаях мероприятие приносит незапланированный убыток. Оцените, что выгоднее: отменить мероприятие или провести его с убытком? Возможно, отказ от запланированного действа из-за того, что собралось мало участников, – не самый плохой выход. Ведь об отмене мероприятия узнают всего несколько человек. В противном случае они придут, ожидая множества участников, и будут разочарованы. Конечно, это зависит от ситуации.

Приведем пример. Что случится, если на мероприятие придут восемь человек?

Расчет:
Фиксированные расходы + накладные расходы = $3000.
Доход с участника $330 – переменные расходы на участника $30 = $300.
Общий доход = ($330 – $30) ∙ 8 = $2400.
Прибыль = общий доход $2400 – общие расходы $3000 = –$600.
Получаем убыток $600 при предварительном инвестировании $1700. В случае отмены мероприятия убыток составит $1700. Значит, мероприятие лучше провести.

Эта логика позволяет сгруппировать расходы иначе:
1. Предварительные.
2. Затраты мероприятия.
Предварительными расходами можно считать невозвращаемые затраты мероприятия. Например, такими расходами могут быть:

• затраты на рекламу;
• накладные расходы.

Затраты мероприятия – это затраты, которые появятся, только если мероприятие состоится. Например:

• аренда зала;
• аренда оборудования;
• питание;
• материалы.

Рассчитаем точку позитивного решения. Затраты мероприятия : (доход с участника – переменные расходы на участника) = количество участников для проведения мероприятия. В предыдущем случае такое количество участников – 4,33. В табл. 6 приведены расчеты для разного количества участников.